Helle Laursen, ledelsesrådgiver i H2 Consult, mener, at det er et fælles ansvar at gøre op med multitaskingen og rette fokus mod monotasking i stedet for.
30.06.2015
Nyhed

Farvel til multitasking – nu kommer monotasking

Om kvinder eller mænd er bedst til at multitaske, er jævnligt til debat. Men i virkeligheden er det en håbløs konkurrence, mener flere eksperter. For multitasking er ikke værd at stræbe efter. Det stresser hjernen og sænker effektiviteten. Fremtiden tilhører monotaskingen.

Af Vivian Voldgaard
Helle Laursen er ledelsesrådgiver. Hun mener, at det er et fælles ansvar hos både ledelse og medarbejdere at få gjort op med multitaskingen.

Kvinder plejer at føre over mændene i kunsten at multitaske. Derfor trak det store overskrifter, da Microsofts reklameafdeling i Storbritannien for nylig kunne breake nyheden om, at mænd nu er bedre end kvinder i den disciplin. Microsoft har set nærmere på 2.000 personers medievaner, og resultatet er, at 38 procent af mændene er talentfulde multitaskere mod kun 29 procent af kvinderne. Undersøgelsen er foretaget blandt mennesker, der er storforbrugere af telefon, tv og computer – gerne på samme tid – og Microsoft konkluderer på den baggrund, at elektroniske dimser, der tiltrækker vores opmærksomhed, gør os bedre til at multitaske.

Men hjerneforskere verden over tegner et noget anderledes dystert billede: Multitasking ødelægger vores evne til at fokusere, stresser hjernen, sænker effektiviteten og kan være direkte skadeligt på lang sigt.

Et forskningsprojekt fra blandt andet Standford University viste allerede tilbage i 2009, at mennesker bliver mindre effektive af at multitaske, fordi det ganske simpelt tager længere tid at løse opgaverne – og der opstår i øvrigt flere fejl. Og en undersøgelse, som den amerikanske forskningsenhed Basex offentliggjorde i 2010, bekræfter de negative konsekvenser ved multitasking. Den viser, at vidensarbejdere i 2005 i gennemsnit spildte 2,1 time dagligt på afbrydelser og på at være distraherede. Basex forsøgte ved samme lejlighed at forudse, hvordan udviklingen bliver fremover, og et forsigtigt bud er, at spildtiden stiger med fem procent årligt. Det vil sige, at der i dag er vidensarbejdere, der arbejder ukoncentreret og ineffektivt 3 timer og 25 minutter hver dag.

Det overrasker ikke Bjarne Toftegård, ph.d. og stressekspert med en fortid som it-chef hos Rigspolitiet. I dag driver han virksomheden Forebyg Stress, og han har set masser af eksempler på, at multitasking sender solide medarbejdere til tælling.

”Det grundlæggende problem er, at vores hjerne ikke er egnet til at koncentrere sig om flere ting ad gangen. Lige så snart man skifter fra én ting til en anden, bruger hjernen en masse ressourcer, som den i virkeligheden kunne bruge bedre ved at koncentrere sig om kun én ting. Undersøgelser viser faktisk, at det kan tage helt op til et kvarter, før hjernen er fokuseret og koncentreret igen, når den er blevet forstyrret, og det kan generere en hel masse stress hos den enkelte”, siger han.

Ikke kun vaner
Ifølge stresseksperten er hjernen sådan indrettet, at den altid vil betragte det, der er lige foran os, som det vigtigste. Det er derfor, det for mange mennesker er så uendelig svært at følge den prioritering, man har lagt for dagen, når der pludselig står en kollega og banker på, eller der lyder et pling, hver gang der er en ny mail i indbakken.

”Når vi ser en mail, eller en kollega spørger os om noget, så tager automatikken i hjernen over, og så tror den, at det er noget, vi skal tage os af. Automatikken får os så at sige til at lægge det, vi er i gang med, væk. Men problemet er bare, at det, vi er i gang med, ofte er det vigtigste, men det er hjernen ligeglad med”, forklarer han.

Det er altså ikke kun en dårlig vane, når vi lader os afbryde og godt kan mærke, at koncentrationen halter efterfølgende, fastholder han:

”Der er psykologi i det, så det er ikke nok at sige, at man bare skal ændre sine vaner. Det kræver nogle effektive måder at håndtere psykologien på, for ellers bliver vi stressede. Multitasking tærer på os, fordi den gør, at vi ofte ikke når det, vi gerne vil, i forhold til hvad vi forventer. Derfor er et af redskaberne at blive mere realistiske i vores forventninger eller simpelthen indrette vores arbejdsdag, så vi selv får mere kontrol”, tilråder han.

Noget af det første, som vidensarbejdere med fordel kan tage fat i, er disciplinen omkring mails, mener stresseksperten. For i vidensmiljøer er det sjældent, at en mail ikke kan vente en time eller to på at blive besvaret.

”Som vidensarbejder har man ofte friheden til at indrette sig, så man undgår de mange afbrydelser. Og det viser sig, at det faktisk sjældent er ledelsen, der mener noget andet. Det er derimod chefen inde i hovedet, der ikke altid er den flinkeste chef i verden. Nogle gange er det ham, man skal have en medarbejdersamtale med”, siger han.

Fælles ansvar
Ifølge Bjarne Toftegård har multitasking opnået den store popularitet, fordi vi har forbundet det at have mange bolde i luften med at være effektiv. Terminologien kommer oprindeligt fra computerverdenen, hvor en processor kan regne flere ting ad gangen på ingen tid. Men det kan altså ikke umiddelbart overføres til mennesker, fastslår han.

”Hvis vi taler om at lave noget, der kører per automatik – for eksempel at vaske op og snakke på samme tid – så kan vi sagtens. Men vi kan ikke kognitivt fokusere på to ting ad gangen. Derfor er det ekstra uheldigt, at multitasking er så dominerende et begreb i vidensmiljøer, for her er der jo virkelig brug for at bruge de kognitive evner og hjernen effektivt”, siger han.

Det er Helle Laursen, ledelsesrådgiver i H2 Consult, meget enig i. Hun skrev for et par år siden en artikel om opgøret med multitasking, og det kom bag på hende, hvor mange der rundtomkring på de danske arbejdspladser ikke er bevidste om, hvor anstrengende det er for hjernen at zappe rundt i ét væk.

”Mange ledere kan godt se, at deres organisation ikke altid fungerer optimalt, men de har svært ved at gennemskue, at det er på grund af multitasking. Der er ikke ret meget bevidsthed om, at det her er et problem”, siger hun.

Helle Laursen mener, at det er et fælles ansvar at gøre op med multitaskingen og rette fokus mod monotasking i stedet for.

”Det er ledelsens opgave at sørge for en ordentlig struktur, men det er et fælles ansvar at efterleve de retningslinjer, der bliver stillet op. Jeg har set masser af eksempler på, at ledelsen tager god hånd om problemerne, men det hjælper jo ikke noget, hvis medarbejderne sidder derhjemme og tjekker mails til langt ud på aftenen”, siger hun.