27.11.2009
Artikel

Sådan forhandler du med en hvirvelvind

Han er din chef. Han er altid i møde, men aldrig med dig. ”Senere! Okay?” lyder hans faste replik. ”Nej! Det er faktisk ikke okay!”, knurrer du sammenbidt mod hans ryg, når han hvirvler videre ned ad gangen til vigtigere gøremål. Afvisningen svider. Men fat håb. Også du kan lære at forhandle med en hvirvelvind. Dit vigtigste redskab er smidighed.

Af Lisbeth Ammitzbøll
Se det for dig:I flere uger har du arbejdet hårdt på at få et møde i stand med din chef. Nu er dagen kommet. I har 15 minutter i alt til at forhandle om din fremtidige løn. Du møder op til tiden. Du venter. Tiden går. I har nu 11 minutter. Din puls stiger. Du nærmer dig det gule felt. Omsider smækker chefen døren op, farer ind i lokalet og kaster sig ned i stolen. Hans første ord om jeres vigtige forhandling, som du har forberedt dig grundigt på?

“Du, øh, jeg skal faktisk til Gambia om lidt. Der var du da sidste år, ikke? Kan du ikke lige fortælle mig lidt om, hvordan der var?”. Medmindre du får en blodprop af arrigskab, har du nu tre muligheder.

A: Du kan nikke ham en skalle. Fordel: Du får straks luft for dine følelser og indfrier dit eget behov for ærlig og direkte kommunikation. Ulempe: Du får vrøvl med politiet, banken, kreditforeningen, a-kassen og din familie.

B: Du kan blive fornærmet over hans opførsel og insistere på at tale om løn – gerne i et lidt bittert og forurettet tonefald. Fordel: Du får gennemtrumfet den dagsorden, du selv havde sat for mødet. Ulempe: Din løn stiger 0 kroner.

C: Du kan smile, læne dig tilbage, slappe af og pludre løs om Gambia og alle de fantastiske steder, han bare kan glæde sig så meget til at se! Husk at nævne et par børnevenlige oplevelser. Fordel: Du kommer din travle chef i møde, når han har brug for at slappe af fem minutter med en personlig snak. Ulempe: Du er sandsynligvis nødt til at sætte et nyt møde op for jeres forhandling om din løn.

Hvad vælger du? A, B eller C?

Travle chefer skaber jalousi
“Den travle chef kan virke utroligt provokerende i sin adfærd, men han eller hun er sjældent bevidst om det”, siger Malene Rix, som i årenes løb har undervist flere hundrede DM-medlemmer i at forhandle, især om løn.

Hun anbefaler løsning C sammen med en langsigtet strategi for, hvordan man fremover vil håndtere sin fortravlede chef.

“I enkelte tilfælde kan travlheden være en åbenlys undvigemanøvre for at undgå en lønforhandling. Det skal man selvfølgelig ikke finde sig i. Men mange ledere og mellemledere har reelt så travlt, at de irriterer, provokerer og skaber voldsomme frustrationer hos medarbejderne uden selv at vide det. De kommer for sent til møder, de løser ikke aftalte opgaver, de virker ukoncentrerede, de er langsomme til at respondere på henvendelser, de virker fraværende både fysisk og mentalt. Når man endelig får et møde, har de ofte ikke forberedt sig”, remser Malene Rix op fra fortravlede chefers typiske synderegister.

Travle chefer belaster det psykiske arbejdsmiljø. Som medarbejder føler man sig overset, nedprioriteret og uretfærdigt behandlet.

“Man kommer let til at tage chefens afvisninger personligt. “Det er sikkert mig, han ikke vil mødes med. Mit område bliver overset”. Man begynder at spejde efter forskelle og tjekke, om de andre får lidt mere tid. Man får en oplevelse af, at de officielle kanaler ikke længere gælder, og at man må gå omveje, hvis man skal have noget igennem hos chefen. Man må fange hans opmærksomhed. Man mærker, at han har nogle kæpheste, og at man bliver irriteret over, at andre får mere af hans tid, end man selv gør. Man føler sig lidt forsmået”, fortæller Rix.

“Hallooooo!”
Bliv synlig før forhandlingen, lyder Rix’ råd, der typisk udløser højlydt protest fra frustrerede DM-medlemmer, når de er på kursus i forhandling.

“Mange af dem har forsøgt at blive synlige i måneder og år. Uden held. Men måske har de brugt metoder, som enten er virkningsløse, eller som virker modsat hensigten”, fortæller hun.

Det nytter for eksempel ikke at overdænge en travl chef med CC-mails. Han læser dem alligevel ikke. Det nytter heller ikke at insistere på retfærdighed. Alle kombinationer af “han” og “bør” er helt uden slagkraft.

“Det er muligt, at din chef i en retfærdig verden burde interessere sig meget mere for dig, dine opgaver, dine løsninger, dine behov for faglig sparring, din succes og dit legitime krav på lønforhøjelse. Men en travl chef er afhængig af, at hans medarbejdere selv gør opmærksom på deres behov og om nødvendigt forhandler sig til, hvordan man kan forhandle”, understreger hun.

Her er en bedre vej til større synlighed: “Tag en forhandling om forhandlingen. Sig for eksempel: “Jeg vil gerne give dig et løbende overblik over mit arbejde. Hvilken form vil passe dig bedst? Jeg møder tidligt hver tirsdag, skal vi drikke en kop kaffe da? Vil du hellere have en mail en gang om ugen, hvor jeg kort opsummerer ugens resultater? Eller skal vi tage en telefonsamtale med jævne mellemrum?”.

På den måde signalerer man, at man gerne vil levere noget påvirkning til ham, men samtidig har respekt for hans situation. Måske vil han forsøge at smyge udenom: “Jamen, jeg føler mig vældig godt informeret om dit arbejde!” Så må man holde fast og sige: “Jeg har et behov for at være sikker på, at du i det næste stykke tid sidder med opdaterede informationer om mine projekter.” Hvis han yder hård modstand, må man genoverveje sin strategi. Men selv meget travle chefer har svært ved at sige direkte til en medarbejder, at de er fløjtende ligeglade med det arbejde, man udfører”, lyder Malene Rix’ erfaring.

Hjælp ham til at hjælpe dig
En hvirvelvind hjælper man bedst ved at rydde forhindringer af vejen. Derfor: Hjælp din travle chef under selve forhandlingen.

Har han brug for fem minutters personlig snak om ferien, så giv ham dem. Har han brug for at komme hurtigt videre, så vær kort og kontant. Har han brug for informationer, så find dem til ham. Vil du præsentere ham for et problem, så præsentér ham også for mulige løsninger. Gør det let for ham at sige ja.

“Igen: Det handler ikke om retfærdighed, men om resultater. Ja. Han burde selv kende akademikeres lønniveau! Ja. Han burde vide, om der er præcedens for den løsning, du foreslår. Ja. Han burde kende dine salgstal. Men det gør han ikke! Du hjælper dig selv ved at hjælpe ham. Ved at hjælpe ham får du indflydelse. Det bliver dig, der kan vælge den statistik, der er bedst for dig selv. Det bliver dig, der præsenterer løsninger, som du selv er interesseret i. Hvis man ellers kan styre sin irritation, kan man få utrolig stor indflydelse på sine egne arbejdsvilkår”, siger Malene Rix.

Derfor er han sådan
Den travle forhandler synes muligvis, at det er rigtigt sjovt at se sine medarbejderes sure miner, når han for tiende gang kommer for sent til et møde. Men helt ærligt: Hvor sandsynligt er det?

Her er nogle andre forklaringer. De undskylder intet, men kan forklare lidt af chefens irriterende adfærd:

En travl forhandler kan være under så stort pres udefra og oppefra, at han reelt kun har ganske lidt tid til at lede sin afdeling.

En travl forhandler kan have overtaget opgaver fra syge medchefer eller være tvunget til at fylde huller ud efter virksomhedens omstrukturering.

En travl forhandler kan være dygtig til mange ting, men ikke til at prioritere sin egen tid.

10 råd, der redder dig
Den travle forhandler er en provokerende modpart med sit evindelige “Senere! Okay?” Han skaber jalousi blandt sine medarbejdere. Han irriterer dig ved ikke at anerkende dig, din tid og dit arbejde. Styr dine følelser. Spænd ikke ben for dig selv. Hjælp ham i stedet til at hjælpe dig. Sådan gør du:

  1. Overvej, hvilken type du skal forhandle med. Sæt dig i den travle chefs sted. Hvad har han brug for fra dig?
  2. Sørg for at være synlig i god tid før forhandlingen. Få en aftale om, hvordan du kan holde chefen informeret om din fremragende indsats.
  3. Find ud af, hvor niveauet ligger i virksomheden og blandt dine fagfæller. Sæt en realistisk ramme om dine forventninger, men vær ikke for beskeden.
  4. Find ud af, hvad du vil have. Hvilket resultat vil gøre dig rigtig glad? Tænk ambitiøst, og find samtidig din smertegrænse.
  5. Vær indstillet på at hjælpe din chef med at finde faktuel viden om alt, der indgår i forhandlingerne.
  6. Signalér anerkendelse af hans situation. Vær kort og præcis, hvis han har travlt. Vær afslappet, hvis han brug for tid til at snakke lidt mellem dagens 17 møder.
  7. Sørg for, at der til ethvert problem, du præsenterer ham for, også er en mulig løsning. Tilbyd den løsning, du bedst selv kan lide.
  8. Pas på, at du ikke overudnytter chefens travlhed og mangel på indsigt i dit arbejde. Du må ikke lyve.
  9. Styr din irritation. Din chef er sandsynligvis helt uvidende om, hvor umådelig arrogant han virker.
  10. Sørg for, at du under forhandlingen fokuserer på resultatet. Du behøver ikke at kunne lide din modpart. Du behøver ikke at få ret.