Innovationschef Christian Bason bruger meget af tiden på at tale om MindLab til besøgende fra hele verden, som vil kopiere idéen om, at man kan få mere ud af skattekronerne ved at bruge storytelling, brugerinddragelse og andre humanistiske værktøjer i den offentlige administration.
Foto: Rie Neuchs
03.05.2013
Artikel

Borgeren ind i ministeriet

Embedsmænd besøger MindLab, når de skal finde på nye idéer til at indfri politikernes ambitioner. Her arbejder humanister, der hjælper embedsmændene med at finde løsninger, som passer bedre til borgernes virkelighed

Af Thomas Bøttcher
Bag Erhvervs- og Vækstministeriets irgrønne bygninger haster embedsmændene gennem de funktionelle gange, der blev bygget i 1960’erne. Det er jurister og økonomer. Tørre tal og stive skjortekraver.

Her blev MindLab skabt for 11 år siden som en modvægt til excelvirkeligheden. MindLab fungerer som en bro mellem embedsmændenes kontorer og borgernes virkelighed. 

“Det er en helt ny måde at tænke offentlig administration på, hvor humanister hjælper embedsmændene med at finde løsninger, som ikke kun virker i et regneark, men også ude i samfundet”, forklarer Runa Sabroe, som er cand.mag. i medievidenskab og arbejder som projektleder i MindLab. 

“Her er rigtig mange notater og tal, men der er ikke særlig mange, som omsætter dem til konkretiseringer og nye løsninger. Det er noget af det, vi hjælper kollegerne, som ofte er djøf’ere, med at gøre”.

Fulgte iværksætter med kamera
Når en organisation mangler idéer til at løse et problem, kontakter de MindLabs leder, Christian Bason. 

MindLab tager ud og interviewer borgerne, ofte med kamera eller diktafon. Embedsmændene skal ud fra interviewene finde frem til muligheder, der kan forbedre borgerens problemer – de såkaldte udviklingsspor. Sporene peger på de områder, som ifølge gruppen rummer det største potentiale for udvikling. Herefter brainstormer gruppen på idéer til løsninger. 

Det nyeste eksempel stammer fra Erhvervs- og Vækstministeriet: Når en iværksætter opretter et selskab, skal han skrive en branchekode på virk.dk. Men hver fjerde skriver sig ind i den forkerte branche, og det giver store problemer med at lave statistik og føre kontrol med virksomheder, forklarer Christian Bason:

“Virksomhedsejerne kan ikke finde det bureaukratiske eller tekniske ord, som matcher deres virkelighed. Det er et klassisk eksempel på, at systemet har bygget et sprog op, som ingen mening giver for brugerne”.

Derfor lavede MindLab en række interviews med nye virksomhedsejere og fulgte en ung iværksætter med et kamera for at vise hans virkelighed, som de tog udgangspunkt i, da de skulle finde idéer til et nyt site. De tog idéerne med ud til iværksætterne for at tilpasse dem med virkeligheden, og det nye site er netop blevet lanceret. Implementeringen af den nye løsning kostede en million kroner. Men besparelsen for virksomhederne og det offentlige blev 21 millioner kroner.

“Man er nødt til at starte med det menneskelige”
MindLabs lokaler blev oprindeligt designet af kunstnerduoen Bosch og Fjord som en metafor for et menneske med en hjerne, arme og ben, men efterhånden som MindLab har fundet sin naturlige plads i ministeriet, står kun hjernen tilbage: En hvid dykkerklokke, hvor embedsmænd kan tænke anderledes og skrive på alle vægge og døre.

I kontoret arbejder antropologer, etnografer, designere og folk med medievidenskabelig baggrund. Og to djøf’ere, hvoraf Christian Bason selv er en af dem. Han mener, det er denne blanding af fagligheder, som er styrken.

“Jeg har stor respekt for mine fagkolleger, som dominerer systemet næsten fuldstændigt. Men der er ting, som de faktisk ikke kan, og som rummer større potentiale til forandringer, end de lige er klar over. Man kan ikke skabe mere værdi for borgerne for færre omkostninger, hvis man starter med et økonomisk paradigme. Man er nødt til at starte med det menneskelige. Historier og visualiseringer er konkrete, og derfor kan man have en anden dialog på tværs af forskellige fagligheder, ståsteder, hierarkier og holdninger. Det er næsten ikke til at overdrive, hvor vigtigt det er, når man skal løse problemer sammen”, forklarer han.

Historierne gør problemerne konkrete
Samarbejdet med MindLab har fået Arbejdsskadestyrelsen til at skifte fokus fra, at flest mulige arbejdsskadede får en hurtig afgørelse på deres sag, til, at flere arbejdsskadede fortsat har et arbejde efter deres skade. 

Runa Sabroe interviewede en række borgere og afspillede korte lydklip for arbejdsgruppen. En borger modtog 18 breve fra forskellige myndigheder, men ingen fortalte, hvor mange penge hun ville få i erstatning. En anden fik tre breve samme dag, men skrevet i et sprog, som han ikke kunne forstå. 

“Hvis du kommer til skade, tænker du ikke over, hvor pengene kommer fra. Så vi brugte nogle af historierne som et forankringspunkt, vi kunne tale ud fra”, forklarer Runa Sabroe.

Gruppen begyndte at diskutere ud fra den arbejdsskadedes hverdag. Hvad skulle der til for at løse hans problemer? Det betød også, at Styrelsen måtte tænke på tværs af kasser og inddrage andre organisationer som kommuner og forsikringsselskaber.
“Historierne bliver et fast dialogværktøj, man kan tale ud fra. Det tvinger en til at tænke konkret ret hurtigt, hvilket kan være svært for embedsmænd og faglige organisationer. Arbejdsskadestyrelsen begyndte i højere grad at tænke som en organisation, der ikke kun skulle udlevere penge, men også skabe møder mellem forskellige aktører, så de kom til at tale sammen”, uddyber Runa Sabroe.

Processen er ikke færdig, men et af resultaterne er, at Styrelsen arbejder med sproget i brevene, og at de har skabt et fastholdelsescenter i Danmark, som samler arbejdsgiver, fagforening og kommunale sagsbehandlere, så borgeren hurtigt kan få en varig løsning og en midlertidig afgørelse på sin sag.

“Vi kan ikke leve uden hinanden”
Dele af regeringsgrundlaget har været igennem MindLabs hænder, som nu har så mange bejlere, at det selv kan udvælge sine projekter. Det sikrer også, at der er opbakning til den mere humanistiske måde at gribe en opgave an på. Runa Sabroe understreger, at djøf’erne og humanisterne ikke er hinandens modsætninger, men kolleger.

“Vi kan understøtte noget af den kvantitative viden, som kan være enorm god til at forklare, hvor mange der gør en given ting. Den er bare ikke særlig god til at forklare hvorfor. Den kvantitative viden er heller ikke særlig god til at inspirere til, hvordan vi laver nye løsninger, der virker bedre for de borgere, som vi gerne vil have til at gøre noget andet, end de gør i dag.

Måden at tænke offentlig administration på, hvor djøf’ere og humanister udvikler løsninger i et samspil, har gjort indtryk på Københavns Kommunes sundhedsforvaltning, som har ladet sig inspirere af modellen. Det samme er allerede sket i Australien, USA, Singapore, Canada og senest i Frankrig.